Datensicherung nach der 3-2-1-Regel

Eine verlässliche Datensicherung folgt der 3-2-1-Regel: drei Kopien deiner Daten, zwei davon auf verbundenen Speichermedien, eine auf einem externen Medium, das getrennt von deinem Gerät aufbewahrt wird. So beschreibt es die Verbraucherzentrale. Ob die Festplatte kaputtgeht, der Laptop gestohlen wird oder du versehentlich den falschen Ordner löschst: Mit dieser Aufteilung bleibt in aller Regel eine Kopie übrig.

Die 3-2-1-Regel im Detail

Wie oft du sicherst, richtet sich laut Verbraucherzentrale danach, wie viel Arbeit dir ein Datenverlust machen würde. Wer täglich an Kundenaufträgen arbeitet, sichert öfter als jemand, der nur ab und zu Urlaubsfotos ablegt.

Das BSI rät in seiner Anleitung zur Datensicherung, das Backup räumlich getrennt vom PC aufzubewahren. Eine zweite interne Festplatte ist möglich, eine externe ist laut BSI aber vorzuziehen, weil du sie an einem anderen Ort lagern kannst. Die Verbraucherzentrale betont, dass die Master-Kopie konsequent vom Gerät getrennt sein sollte. Eine Festplatte, die dauerhaft am Rechner hängt, zählt also nicht als getrennte Kopie.

Was du sichern solltest

Laut BSI musst du Betriebssystem und Programme meist nicht sichern, weil sie sich neu installieren lassen. Wichtig sind:

• deine eigenen Dateien: Dokumente, Fotos, Videos, Musik,
• E-Mails, falls sie nur lokal liegen,
• die Datei deines Passwortmanagers, falls du einen lokalen wie KeePassXC nutzt,
• veränderte Einstellungen, etwa eigene Wörterbücher oder Konfigurationsdateien.

Welche Speichermedien sich eignen

Für private Zwecke nennt das BSI vor allem USB-Sticks und externe Festplatten. Wie lange solche Medien halten, ist laut BSI schwer vorherzusagen und hängt unter anderem von Handhabung und Lagerung ab. Die Verbraucherzentrale zählt Festplatten, Speicherkarten, CDs und DVDs zu den fehleranfälligen Datenträgern. Genau deshalb reicht eine einzige Kopie nicht: Wenn ein Medium ausfällt, springt das nächste ein. Tausche alte Festplatten aus, bevor sie zum Problem werden, und verlass dich nicht auf einen USB-Stick, der seit Jahren in der Schublade liegt.

Vollsicherung, inkrementell, differenziell

Backup-Programme arbeiten mit drei Verfahren, die das BSI so erklärt:

• Vollsicherung: Alle Dateien werden kopiert. Vollständig, aber zeitaufwendig und speicherhungrig.
• Inkrementell: Nach einer Vollsicherung werden nur Dateien gesichert, die sich seit der letzten Sicherung geändert haben. Spart Zeit und Platz, für die Wiederherstellung brauchst du aber die Vollsicherung und alle Zwischenstände in der richtigen Reihenfolge.
• Differenziell: Gesichert werden alle Änderungen seit der letzten Vollsicherung. Braucht mehr Platz als inkrementell, die Wiederherstellung ist aber einfacher: Vollsicherung plus letzte differenzielle Sicherung.

Du musst dich darum meist nicht selbst kümmern. Das BSI empfiehlt, Backup-Software oder die Backup-Programme des Betriebssystems zu nutzen, die automatisch sichern.

So richtest du das Backup ein

Windows

Windows bringt die App „Windows-Sicherung“ mit. Laut Microsoft gehst du so vor:

1. Im Startmenü nach „backup“ suchen und „Windows-Sicherung“ öffnen.
2. Unter „Ordner“ Desktop, Dokumente, Bilder, Videos und Musik einschalten.
3. Auf Wunsch Apps, Konten und Kennwörter sowie Einstellungen dazunehmen.
4. „Sichern“ wählen.

Die Windows-Sicherung braucht ein persönliches Microsoft-Konto und speichert die Ordner in OneDrive. Das kostenlose Konto enthält 5 GB. Damit hast du eine Kopie in der Cloud, für die 3-2-1-Regel fehlt dir noch eine Kopie auf einer externen Festplatte.

Mac

Auf dem Mac heißt das eingebaute Backup Time Machine. Laut Apple brauchst du ein externes Laufwerk, idealerweise etwa doppelt so groß wie der Speicher deines Mac.

1. Systemeinstellungen öffnen, „Allgemein“, dann „Time Machine“.
2. Backup-Volume hinzufügen, Laufwerk auswählen, „Volume konfigurieren“.
3. Die Option „Backup verschlüsseln“ aktivieren und ein Backup-Passwort festlegen.

Time Machine sichert danach stündlich für die letzten 24 Stunden, täglich für den letzten Monat und wöchentlich für alle früheren Monate. Ist das Laufwerk voll, löscht Time Machine die ältesten Backups.

iPhone und iPad

Apple bietet zwei Wege: Das iCloud-Backup läuft über WLAN ohne Computer und ist laut Apple immer verschlüsselt. Das Backup auf Mac oder PC lässt sich ebenfalls verschlüsseln, die Option ist aber standardmäßig aus. Nur im verschlüsselten Computer-Backup landen Aktivitäts-, Gesundheits- und Schlüsselbund-Daten. Wer beides nutzt, hat schon zwei Kopien an verschiedenen Orten.

Android

Laut Google-Hilfe: Einstellungen öffnen, „Google“, „Alle Dienste“, dann unter „Sicherung & Wiederherstellung“ auf „Sicherung“ und „Jetzt sichern“. Gesichert werden unter anderem Apps und deren Daten, Anrufliste, Kontakte, Geräteeinstellungen sowie SMS und MMS. Fotos und Videos laufen über Google Fotos, Dateien in Google Drive werden separat behandelt. Menünamen können je nach Hersteller abweichen.

Das BSI weist darauf hin, dass automatische Cloud-Sicherungen des Herstellers auf Smartphones oft ab Werk aktiv sind und standardmäßig alle Dateien speichern. Prüfe die Einstellungen, und schau nach, ob und wie die Daten verschlüsselt werden und in welchem Land die Server stehen.

Cloud als Backup

Cloud-Speicher eignet sich gut als externe Kopie, weil sie automatisch außer Haus liegt. Das BSI rät, dass der Anbieter die Daten verschlüsselt überträgt und speichert. Noch besser ist es, wenn du selbst verschlüsselst, bevor die Dateien hochgeladen werden. Wie das geht, steht im Ratgeber verschlüsselter Cloudspeicher.

Wichtig: Ein synchronisierter Ordner ist kein vollwertiges Backup. Löschst du eine Datei auf dem Rechner, verschwindet sie auch in der Cloud. Das BSI rät deshalb, auch bei Cloud-Nutzung regelmäßig ein weiteres Backup anzulegen.

Das Backup testen

Das BSI empfiehlt, gelegentlich zu prüfen, ob das Backup tatsächlich alle Daten enthält und lesbar ist. So machst du den Test:

1. Such dir eine Datei aus, die du kennst, zum Beispiel ein Foto vom letzten Urlaub.
2. Stelle sie aus dem Backup an einem anderen Ort wieder her, nicht über das Original.
3. Öffne sie und prüfe, ob sie vollständig ist.
4. Schau nach, wann die letzte Sicherung gelaufen ist.

Außerdem erinnert das BSI daran, dass Dateiformate veralten können. Sehr alte Daten musst du womöglich irgendwann in ein neueres Format überführen.

Beispiel: Eine Fotografin mit eigenem Portfolio-Blog sichert ihre Bildarchive mit Time Machine auf eine externe Festplatte am Schreibtisch. Eine zweite Festplatte liegt im Büro einer Freundin und wird einmal im Monat getauscht. Die Website selbst sichert sie über ihr Hosting, mehr dazu unter WordPress absichern. Einmal im Quartal holt sie testweise ein Bild aus jedem Backup zurück.

Einen guten Anlass für den Test bietet der World Backup Day am 31. März, den auch das BSI für eine aktuelle Datensicherung empfiehlt. Ob dein Backup im Gesamtbild gut aufgestellt ist, zeigt dir der Sicherheits-Check.