Im heutigen Gastartikel von Katharina geht es um Videokonferenzen und ein paar Tipps zur einfachen Nutzung.
Diese lassen sich übrigens auch prima privat umsetzen, wenn dort auch eher in abgewandelter und nicht ganz so strenger Form.
Aber lest selbst.
Wenn Sie Videokonferenzen auf der Arbeit nutzen, ist es nicht nur wichtig, dass die Person Sie am anderen Ende der Leitung sieht und hört, aber Sie Ihr auch Aufmerksamkeit schenken.
Gute Integration und Sozialisation können Ihnen dabei helfen, einen guten Eindruck auf Kunden und Klienten zu machen. Hier sind einige Tipps um mit Ihrer Persönlichkeit und Professionalität andere zubeeindrucken.
Je komfortabler das Gespräch, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre Beziehungen dem Unternehmen zu Gute kommen werden.
1. Beginnen Sie mit einer pünktlichen Videokonferenz
Zunächst einmal müssen Sie die Video-Konferenzschaltung pünktlich einschalten, dies zeigt Respekt und Ihre Zuverlässigkeit.
Nehmen Sie sich ein paar mehr Minuten, um sich mit dem System vertraut zu machen. Wenn Sie erstmal wissen, wie man damit umgeht, wird die Bedienung der Konferenz komfortabler, schneller und einfacher.
2. Sprechen Sie deutlich
Während des Gesprächs stellen Sie sicher, dass Sie deutlich und verständnisvoll sprechen. Sie müssen nicht laut sprechen, wenn die Lautstärke richtig eingestellt ist.
Um eine Veranstaltung und Konversation glatt und natürlich ablaufen zulassen, dürfen Sie sich nicht wiederholen oder zum wiederholen gebeten werden. So was stört und bringt Unruhe ins Gespräch.
3. Small Talk – ganz höflich
Vergewissern Sie sich, dass es Ihrem Gesprächspartner gut geht, bevor Sie anfangen über Geschäfte zu reden und zu diskutieren. Kleine Small Talks können Personen auflockern und Ihnen ein Gefühl von Aufmerksamkeit und Interesse geben.
Am besten ist es, bei persönlichen Fragen immer nachzufragen oder bei zukünftigen Gesprächen auf die alten Themen nochmal einzugehen. Dies zeigt, dass man die andere Person nicht vergessen hat und ist eine Form der Höflichkeit. Somit bauen Sie nicht nur neue Beziehungen auf, sondern auch Ihr Vertrauen als zukünftiger Geschäftspartner.
4. Verwenden Sie ein HD-Videokonferenz-System
Es ist frustrierend, sich die falsche Videokonferenz zu besorgen und noch schlimmer ist es, wenn das Bild unscharf und pixelig ist. Am besten investieren Sie in ein High-Definition-Videokonferenz-System, damit das Bild klar und der Klang hochwertig ist.
Auf diese Weise werden Sie nicht durch technische Probleme während Ihres Gesprächs abgelenkt. Mit einem HD-Videokonferenzsystem können Sie sich so auf das Gespräch konzentrieren.
5. Bedanken Sie sich mit einer nachfolgenden E-Mail
Nach Ihrer Videokonferenz stellen Sie sicher, dass Sie ein Dankeschön per Email senden. Dies ist besonders wichtig, wenn Sie irgendwelche technischen Probleme oder wenn Sie einen verspäteten Einstieg der Videokonferenz hatten.
Sie können auch sichergehen, dass man Sie bei offenen Fragen jederzeit kontaktieren kann.
Ich selbst nutze Videokonferenzen beruflich. Zwar bisher eher in kleinem Umfang, aber durchaus mit steigendem Interesse.
Wer möchte, kann das gern mal privat mit mir in einer Skype-Session ausprobieren, auch ohne HD.
Welche Erfahrungen habt ihr mit Videokonferenzen gemacht? Habt ihr noch weitere Tipps neben den oben genannten für eine professionelle Konferenz-Vorbereitung?